Sähköinen laskutus Monimyymälässä (Ropo24)

Ropo24

Ohjeen Ropo24 -palvelusta löydätte täältä: Maestro sähköisten myyntilaskujen välityspalvelu (Ropo24)

Toimintaperiaate

• Sähköisten verkkolaskujen lähetys tapahtuu aina hallinnon Maestrosta ei myymälästä
  • Verkkolaskut päätetään myymälässä Maksutapaan ’Lähete’.
  • Lähetteet siirretään Myynnin liittymän kautta hallintoon
  • Lähetteet koonnitetaan tarvittaessa
  • Lähetteet kirjautuvat aina oletuksena tulostettavaksi massana Laskujen tulostus valikon kautta joko paperisena tai sähköisenä (Sähköinen lasku = ’Eräajo’), riippuen oletusmäärityksestä tai asiakaskortin tiedoista
    1. Integraatiot / Sähköinen laskutus / Yleistietojen päivitys / Yleistiedot välilehti / Tulostusehdotus
       • Ehdotetaanko laskuista tulostettavaksi verkkolaskuja, vai muita tulostemuotoja kuten paperi.
    2. Asiakaskortti / Lisätiedot välilehti / Tulostustapa
       • Asiakaskorttikohtaisesti voidaan määrittää oletusasetuksesta poikkeava tulostustapa
  • Suoraan hallintoon kirjatut laskut tottelevat oletus määrityksiä kohdissa
    1. Tiedosto / Asetukset / Myyntilaskut / Ohjelmakohtaiset Tiedot / laskujen yleistiedot –välilehti / Laskun tulostustapa
    2. Integraatiot / Sähköinen laskutus / Yleistietojen päivitys / Yleistiedot välilehti / Tulostusehdotus
       • Ehdotetaanko laskuista tulostettavaksi verkkolaskuja, vai muita tulostemuotoja kuten paperi.

• Riippuen asiakaskortin taakse määritetyistä tiedoista lasku välitetään verkkolaskuna, Ropon tulostuspalveluun tai sähköpostilaskuna.

  • Jos asiakaskortilta löytyy Verkkolaskuosoite, menee lasku aina verkkolaskuna

  • Sähköpostilaskutuksessa käytetään asiakaskortin kenttää ’Laskutussähköposti’

    • Sähköposti kenttä on käytössä muita toimintoja varten.

  • Jos asiakaskortilla ei ole ’Verkkolaskuosoitetta’ tai ’Laskutussähköpostia’, kulkee lasku Ropon tulostuspalveluun

  • Huom! Asiakaskortin Lähiosoite ja postitoimipaikka (tai laskutusosoitteet) ovat pakollisia kenttiä kaikissa Ropolle välitettävissä laskuissa.

Käyttöönottotoimenpiteet hallinnossa

• Ennen käyttöönottoa tarkista että hallinnossa ei ole tulostamattomia laskuja.
  • Ennen käyttöönottoa kirjatut tapahtumat eivät välttämättä saa uuden linjan oikeita arvoja.

• Integraatiot > Sähköinen laskutus > Yleistietojen päivitys > Yleistiedot
  • Lähetyshakemisto: \KIPI\ELASKU\LAHTEVAT\
  • Verkkolaskuosoite: 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa
  • Välittäjän tunnus: 003714377140 (Ropo Capitalin välittäjäntunnus)
  • Jälkikäsittelyhakemisto (jos halutaan käyttöön liitteiden lähetys): \KIPI\ELASKU\LAHTEVAT\LIITTEET\ (viimeinen kenoviiva jätetään kirjaamatta, muodostuu itsekseen)
  • Sähköpostiosoite: mahdollista lisätä jatkossa laskulle
  • Verkkolaskutyyppi: Finvoice – Ropo 24
  • Finvoicen versio: 3.0
    • Finvoicen versiota voidaan muuttaa asiakaskohtaisesti Integraatiot > Sähköinen laskutus > Verkkolaskuosoitteet / Yritykset
  • 3.0 / EU standardin mukainen: Ei
    • Finvoice 3.0 sanoma ei suoraan ole EU-standardin eli semanttisen laskumallin mukaista. Valitse asiakaskohtaisesti verkkolaskuosoitteistossa, kelle välitetään Semanttista laskusanomaa.

• Integraatiot > Sähköinen laskutus > Yleistietojen päivitys > Ropo 24
  
  • Tänne kirjataan Maestrolta saadut käyttäjätunnus ja salasana (vihreä) ja Ropolta saadut Api avaimet (sininen)
  • Tunnukset aktivoidaan rajapinnassamme painamalla painiketta ’Päivitä Ropo24 palvelun asetukset’.
  • Tunnusten asettamisen ja päivittämisen jälkeen palvelu on käytettävissä.

• Integraatiot > Sähköinen laskutus > Yleistietojen päivitys > Kenttämäärittelyt
  • Viitteenne (Viitteenne) = BuyerReferenceIdentifier
  • Merkki (Viitteemme) = SellerReferenceIdentifier
  • Tilauksenne (Tilausnumero) = OrderIdentifier
• Integraatiot > Sähköinen laskutus > Finvoice 3 myyntipakkaukset > Luo yksiköt 
• Integraatiot > Sähköinen laskutus > Päätuoteryhmien palvelutuotteet
  • Tarvitaan vain semanttisen laskusanoman mukaisissa laskuissa
  • 0-verokannan alaisille palveluille luodaan oma pääryhmä (Rekisterit > Tuoterekisterit > Pääryhmät)

Ohjeet tilauslomakkeen täyttöön löydätte täältä: Ropo24 tilauslomake

Kattavat käyttöönoton ohjeet löydätte täältä: Ropo24 Käyttöönottotoimenpiteet

Ohjeet asiakkaiden verkkolaskuosoitteiden kirjaamiseen löydätte täältä: Kuinka kirjataan asiakkaiden verkkolaskuosoitteet Maestroon

Laskun kirjaus

• Laskun tulostustapa valitaan hallinnossa kirjattaville laskuille Myynnin kirjauksen loppuruudulla

• Laskutuloste kentän arvot koskevat vain paperitulosteita
• Sähköinen lasku kentällä valitaan, halutaanko lasku välittää sähköisenä eteenpäin (verkkolasku tai tulostuspalvelu)
  • Suora lähetys: Ohjelma muodostaa sähköisen sanoman ja lasku välitetään heti Ropo 24 -palveluun, kun painetaan OK myynnin kirjauksen loppuruudulla.
  • Eräajo: Laskusta ei muodostu heti sähköistä sanomaa, vaan lähetys tehdään Laskujen tulostuksen kautta. Sieltä valitaan tulostettaviksi AlkuPeräiset Tulostamattomat Sähköiset laskut, jonka jälkeen erän sähköiset sanomat välittyvät saman tien eteenpäin Ropo 24 -palveluun.
    • Myyntilaskut / Laskujen tulostus / AlkuPeräiset Tulostamattomat / Sähköiset laskut

• Lähetyksen oletusmääritystä voi vaihtaa kohdassa
  • Tiedosto / Asetukset / Myyntilaskut / Ohjelmakohtaiset Tiedot / laskujen yleistiedot –välilehti / Laskun tulostustapa

• Pääsääntö on, että joko Laskutuloste tai Sähköinen lasku kentän arvo olisi Ei.

• Eli lasku tulostetaan loppuruudulta joko paperille tai sähköisenä.
  • Eräajoon määritetyt laskut tulostetaan ’Laskujen tulostus’ valikon kautta
  • Myös mahdolliset paperiset lisätulosteet otetaan jälkeenpäin ’Laskujen tulostus’ valikon kautta

• Laskujen tulostus muodostaa ja lähettää laskut heti Ropo 24 -palveluun.
  • Kun verkkolaskutiedostot eli sähköiset laskut on muodostettu, ja välittäjänä on Ropo 24, ei niitä tarvitse erikseen lähettää pankkiliikenteen kautta tai odottaa laskujen siirtymistä tiettynä ajankohtana ajastetusti.

Laskun muokkaus ja uudelleenlähetys

• Kun lasku on lähetetty onnistuneesti Ropo 24 -palveluun, ei samaa laskua pysty lähettämään enää uudestaan sähköisenä Maestrosta. Laskun tiedot lukkiutuvat (Syöttörivit, Maksutapa, Laskutuloste, Tulostettu ja Sähköinen lasku) ja tietoja ei pysty enää muokkaamaan laskun kirjoituksessa.
• Jos laskun tiedoissa korjattavaa täytyy lasku hyvittää ja kirjata uusi lasku.
• Jos laskun vastaanottajan verkkolaskutustiedoissa (verkkolaskuosoite tai välittäjäntunnus) on ollut virheitä, voidaan nämä korjata ja lähettää lasku eteenpäin Ropo 24 -palvelussa (https://ropo24.fi).
  • Virhekuittaukset tulevat sähköpostiin suoraan Ropolta
  • Uudet verkkolaskutustiedot kirjataan Ropo 24 –palveluun kohdassa ’Toimenpidekyselyt’.
  • Muuttuneet verkkolaskutustiedot muutettava manuaalisesti myös Maestron verkkolaskuosoitteistoon seuraavia laskutuksia varten.

Laskun uusintatulostus sähköisenä

• Jos lasku jää virhetilaan ’Laskun tila: Lähetetty/Lasku virhetilassa’, ei lasku ole mennyt perille Ropo 24 –palveluun, vaan jää virheeseen Maestrossa. Tällöin laskun tietoja voi vielä muokata ja tehdä uusintatulostuksen:

  • Joko Laskun kirjauksen loppuruudulla muuttamalla Tulostettu tilan arvoon ’Ei Ole Tulostettu’.

  • Tai Laskujen tulostus > AlkuPeräisten Uusinnat > Sähköiset Laskut kautta.

Laskun uusintatulostus paperina tai pdf:nä

• Jos virheeseen jäänyt lasku halutaan tulostaa sittenkin paperisena tai PDF-muodossa (riippuen maestroon tulostusmäärityksistä), onnistuu se seuraavasti:
  • Laskujen tulostus
    • AlkuPeräisten Uusinnat > Sähköiset laskut paperille
  • tai Laskujen tulostus
    • AlkuPeräisten Uusinnat / PDF.