Ropo24 Käyttöönottotoimenpiteet

Täytä ensin Tilauslomake

• Tilauslomake täytetään asiakasportaalissamme osoitteessa https://asiakastuki.maestro.fi/ kohdassa Tilaukset / Ropo24 myyntilaskupalvelu
• Tarkempi ohje tilauslomakkeen täyttöön löytyy täältä: Ropo24 tilauslomake

Tilauslomakkeen kirjaamisen jälkeen

• Tilauslomake tallentuu asiakasportaaliimme käsiteltäväksi. Maestro välittää tilauslomakkeen tiedot eteenpäin Ropolle suojattuna.

• Sopimuksen hyväksyjäksi kirjattu henkilö saa Ropolta ensin sähköpostitse sopimuksen hyväksymislinkin. Kun sopimus on hyväksytty kannattaa tilauksen käsittelyn nopeuttamiseksi kuitata vastausviestillä Ropolle tieto hyväksymisestä.
• Sopimuksen hyväksymisen ja palveluiden avaamisen jälkeen Ropo Capital välittää Ropo 24-palvelun yhteyshenkilölle tai erikseen määritetylle Ropon rajapintatunnusten vastaanottajalle palvelun avaamiseen vaadittavat Api avaimet. Lisäksi saatte Maestrolta myös toiset Maestron rajapinnan käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Kun molemmat tunnukset on vastaanotettu, voidaan aloittaa käyttöönotto Sähköisen laskutuksen Yleistietojen päivityksellä.

Yleistietojen päivitys

Yleistiedot välilehti

Tarvittavat tiedot:

Lähetyshakemisto: \KIPI\ELASKU\LAHTEVAT\

Verkkolaskuosoite: 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa

Välittäjäntunnus: 003714377140 (Ropo Capitalin välittäjäntunnus)

Jälkikäsittelyhakemisto: Kirjaa jos halutaan käyttöön liitteiden lähetys: \KIPI\ELASKU\LAHTEVAT\LIITTEET\ (viimeinen kenoviiva jätetään kirjaamatta, muodostuu itsekseen)

Sähköpostiosoite: Tähän kirjattu sähköpostiosoite kulkee sanomassa ja näkyy laskupohjalla Yhteystiedot kohdassa. Varmistakaa että kirjattuna laskutuksesta vastaavan osoite.

Tulostusehdotus: Ehdotetaanko laskuista tulostettavaksi verkkolaskuja, vai muita tulostemuotoja kuten eKirje tai paperi.

• Valinnalla Ehdota Sähköistä Laskua ehdotetaan uusille laskuille tulostustavaksi sähköistä laskua, ellei asiakaskortille ole määritelty muuta tulostustapaa.
• Valinnalla Normaali Laskutulostus ei sähköistä laskua ehdoteta tulostustavaksi. Sen voi kuitenkin valita laskun loppuruudulta. Jos muodostat laskuja esimerkiksi koontilaskutuksen kautta, on tulostusehdotuksena oltava sähköinen lasku,jotta muodostettavista laskuista tulee automaattisesti sähköisiä laskuja ilman erillistä määritystä asiakaskortilla.

Verkkolaskutyyppi: Finvoice – Ropo 24

Finvoice versio: 3.0

• Tämä määritys määrittää Oletus -version verkkolaskuosoitteistolle.
• Tarkistettava verkkolaskuosoitteistosta, että kaikilla asiakkailla on käytössä Finvoicen versio Oletus tai 3.0. Sähköinen laskutus – Verkkolaskuosoitteet/Yritykset – Päivitys F2 – Finvoicen versio
• Finvoice 3.0 ei välttämättä kaikilla vastaanottajilla käytössä, mutta Finvoice versio voi silti olla verkkolaskuosoitteistossa oletus tai 3.0, sillä Ropo muuntaa sanoman vastaanottajan välittäjän tukeman version mukaiseksi.

3.0/EU standardin mukainen: Finvoice 3.0 sanoma ei suoraan ole EU-standardin eli semanttisen laskumallin mukaista. Semanttiselle laskumallille voidaan suorittaa vastaanottajan toimesta sanoman sisältöön liittyviä oikeellisuustarkastuksia. Tarkistus voi aiheuttaa sen että sanoma hylätään vaikka se aikaisemmin samansisältöisenä on ollut vastaanottajan hyväksymä.

• Oletusarvona ’Ei’.  Jos asiakas vaatii että sanoman pitää olla semanttisen mallin mukainen, niin silloin kannattaa asiakaskohtaisesti verkkolaskuosoitekortille laittaa arvo ’Päällä’ (kts. kohta Verkkolaskuosoitekortilla uusi kenttä EU Standardin muk.).  Yleensä valtionyhtiöt vaativan sanoman olevan semanttinen.
• Jos oletusarvoksi määritetään ’Kyllä’, välittyvät kaikki laskut semanttisen mallin mukaisina ellei verkkolaskuosoitekortilla ole erillistä määritystä.

Kenttämäärittelyt välilehti

Tällä välilehdellä määritetään missä sanoman kentissä viite, merkki ja tilauksenne kentän tiedot kulkevat Finvoice 3.0 sanomalla.

Ropo 24 laskussa määritykset kuuluvat olla seuraavasti, jos halutaan tiedot kulkevan sähköisellä laskulla (Ropo24 laskupohjalla tiedot näkyvät kentissä Viitteenne, Viitteemme ja Tilausnumero):

Viitteenne (Viitteenne) = BuyerReferenceIdentifier

Merkki (Viitteemme) = SellerReferenceIdentifier

Tilauksenne (Tilausnumero) = OrderIdentifier

Ropo 24 -välilehti

Maestrolta saadut käyttäjätunnus ja salasana ja Ropolta saadut Api avaimet ja kirjataan Sähköisen laskutuksen yleistietojen Ropo 24 välilehdelle.

Tunnukset aktivoidaan rajapinnassamme painamalla painiketta ’Päivitä Ropo24 palvelun asetukset’. Tunnusten asettamisen ja päivittämisen jälkeen palvelu on käytettävissä.

Tällä välilehdellä määritetään Ropo24 -palvelun tarvitsemat käyttäjätiedot, joilla palvelu otetaan käyttöön:

• Käyttäjätunnus ja Salasana luodaan Maestron toimesta Ropo rajapintaan
  • Maestro toimittaa nämä sähköpostitse käyttöönottolomakkeeseen määritetyn käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjä lisää tunnukset välilehdelle.
• API avain (GUID) muodostuu ohjelmallisesti automaattisesti
  • Tätä ei syötetä itse, vaan muodostuu automaattisesti.
• Asiakasnumero (CID) ja Apitunnus (API) ovat tunnukset Ropon palveluun
  • Ropo Capital toimittaa nämä sähköpostitse käyttöönottolomakkeeseen määritetyn yhteyshenkilön tai erillisen rajapintatunnusten vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjä lisää tunnukset välilehdelle.
• Ropo24 palvelu -painike päivittää Maestron rajapinnan tunnukset käyttöön. Paina tätä aina tunnuksien asettamisen jälkeen.

Finvoice 3 / Myyntipakkaukset

Semanttinen laskusanoma vaatii myyntipakkauksille kansainvälisen koodin. 

• Täällä kerrotaan missä muodossa myyntipakkauksien merkinnät kulkevat laskusanomassa esim. MYPA = LTK / QTY = BOX
• Maestrossa myyntipakkaus on avoin kenttä tuotekortilla.
• Hiiren oikealla pystyy poistamaan tai kopioimaan rivin.
• Alla listattuna yleisimmin käytetyt myyntipakkaukset. Jos olette ottaneet käyttöön muita myyntipakkauksia, kysykää myyntipakkausta vastaava koodi Maestron asiakaspalvelusta.
• Jos jotain käytössä olevaa myyntipakkausta ei löydy listalta, kirjataan se sanomalle arvolla NAR.

• Päivitä yleisimmät myyntipakkaukset ohjelmaan ensimmäisellä käyttökerralla painamalla ’Luo yksiköt’ painiketta. Painike jää aktiiviseksi ja listan voi myöhemminkin päivittää. Jos listalle on lisätty muita käytössä olevia myyntipakkauksia, korvaa painikkeen painaminen muut kirjaukset. Listalle voi lisätä myyntipakkauksia ja poistaa niitä F3 painikkeella.

Käytetyimmät valmiiksi kirjatut myyntipakkaukset:

• H = HUR (hour)
• KG = KGM (kilogram)
• KK = MON (month)
• KPL = NAR (number of articles)
• LAVA = XPB (Pallet)
• LTK = XBX (box)
• M = MTR (metre)
• PKT = XPK (package)
• PRK = NAR
• PSS = NAR
• PV = DAY (day)
• TN = TNE (tonne (metric ton))

Päätuoteryhmien palvelutuotteet

Semanttinen laskusanoma vaatii verottomien palvelutuotteiden erottamisen verottomista tuotteista sähköisellä sanomalla. Tämä vaatii toimenpiteitä siis vain jos käytössänne on verottomia palveluita!

• Tässä valikossa määritetään sähköiselle sanomalle vietävä koodi alv 0% palvelutuotteille.
• TUOR = tuotepääryhmä
• T/P = T = Tuote, P = Palvelu
• Hiiren oikealla pystyy poistamaan tai kopioimaan rivin.

• Yhden tai tarvittaessa useamman pääryhmän alle saa kuulua vain 0 verokantaiset palvelut ja nämä päätuoteryhmät täytyy kirjata tähän valikkoon.

esim. näin TUOR = C , T/P = P (kyseessä C päätuoteryhmä ja palvelu alv 0%)

Ropo24 loki

• Näyttää tiedonsiirtoraporttina laskujen välityksen lokin ja mahdolliset virheilmoitukset.
• Lokilta näette mitkä laskut ovat menneet perille Ropo 24 -palveluun ja mitkä ovat jääneet virheeseen eli ovat edelleen lähettämättä.
• Virheelliset sanomat löytyy lokilta merkittynä lainausmerkeillä ”…”
• Tältä lokilta ei näe, jos laskun vastaanottajan verkkolaskutustiedoissa on ollut puutteita, vaan Ropo ilmoittaa näistä Ropo24 -palveluun määritetyille yhteyshenkilöille sähköpostitse.

• Yleisin virhe: ”Address not set” tarkoittaa, että asiakaskortilta puuttuu asiakkaan postiosoite tiedot, jotka ovat pakollisia:

Tapahtumalokin selaus

• Siirtoloki on päiväkirja muotoinen selaus, johon ohjelma rekisteröi mitä aineistoa on siirretty yrityksestä. Lokille rekisteröityvät myös siirroissa mahdollisesti olleet häiriöt. Ohjelma rekisteröi siirtolokiin myös siirtojen ajankohdan.
• Tältä selaukselta näkee helposti kaikki valitulta ajanjaksolta Kaikki tapahtumat (onnistuneesti lähetetyt), Vain virheelliset tapahtumat tai Yhteenvedon siirretyistä laskuista.

Muut huomioitavat asetukset

Sähköisten laskujen tulostus

Asetukset

Tarkistakaa tulostukseen vaikuttavat asetukset käyttöönne sopiviksi.

• Integraatiot-välilehti / Sähköinen laskutus / Yleistietojen päivitys / Tulostusehdotus

• Oletusmääritys sähköiselle laskulle: Ehdoteta sähköistä laskua
  • Jos halutaan oletuksena sähköinen lasku kaikille, voidaan asiakaskohtaisesti asiakaskortin Lisätiedot välilehdellä valita eriävä asiakaskohtainen Tulostustapa: Paperille.
• Oletusmääritys paperilaskulle: Normaali laskutulostus
  • Jos halutaan oletuksena paperituloste kaikille, voidaan asiakaskohtaisesti asiakaskortin Lisätiedot välilehdellä valita eriävä asiakaskohtainen Tulostustapa: Sähköinen lasku.

• Tiedosto / Myyntilaskut / Yleistiedot / Ohjelmakohtaiset tiedot / Laskujen yleistiedot / Laskun tulostustapa
  • "Erätulostus" valinnalla tulostat kaikki tulostamattomat laskut ’Laskujen tulostus’ -valikon kautta.
  • "Suoratulostus" valinnalla lasku välitetään heti eteenpäin, kun painetaan myynnin tallennuksessa loppuruudulla OK. Ohjelma ei avaa erillistä kuittausikkunaa.
  • "Ei tulosteta!" merkitsee laskut suoraan tulostetuiksi, eikä niitä tarvitse enää tulostaa. Tämä on hyvä vaihtoehto tilitoimistokäytössä, kun asiakas on jo tulostanut laskut ja tilitoimisto hoitaa ainoastaan reskontran.
  • "Lasku eränä" valinta toimii käteismyynnin (käteiskuitti, pankkikortti yms.) osalta kuten valinta "Suoratulostus", mutta varsinaiset laskut/ hyvityslaskut jäävät odottamaan erätulostusta. Myymäläjärjestelmissäkin tämä on sopiva vaihtoehto silloin, kun laskut postitetaan asiakkaille.

Kuinka kirjataan asiakkaiden verkkolaskuosoitteet järjestelmään

Verkkolaskuosoitteet voidaan päivittää kahdella joko asiakaskortin tai verkkolaskuosoitteiston kautta. Tarkempi ohje löytyy täältä: Kuinka kirjataan asiakkaiden verkkolaskuosoitteet Maestroon

Liitteiden lisääminen laskulle

Ropo 24 -palveluun saa myös liitteiden käsittelyn. Liite ominaisuus vaatii kuitenkin ohjelmaan muutoksia. Mikäli haluatte liitteet käyttöön, olettehan yhteydessä asiakaspalveluumme tuki@maestro.fi.

Liitepalvelun hinnat voimassa olevan hinnaston mukaan. Tarkemman ohjeen löydätte täältä: