Laskuttajailmoituksen lähetys

Pankkiin tulee lähettää yrityskohtaisesti laskuttajailmoitus, jotta asiakkaanne pääsevät tilaamaan käyttöönsä joko suoramaksun tai kuluttajan e-laskun. Laskuttajailmoitus täytetään Finanssialan Keskusliiton www-sivuilla ja se lähetetään pankkiin Maestron pankkiliikenteellä. Jos käytössänne on useampi laskutusaihe, laskuttajailmoitus tulee tehdä jokaisesta laskutusaiheesta erikseen.

Laskuttajailmoituksen täyttäminen

Valitse linkistä http://laskuttajamuutos.finanssiala.fi/laskuttajailmoitus/FinvoiceSenderInfo.asp avautuneesta näkymästä (Kuva 8) Lisää, jolloin avautuu Laskuttajailmoitus-täyttönäkymä.

Jos haluat tehdä uuden laskuttajailmoituksen, paina Lisää-painiketta.

Jos haluat ladata uudelleen laskuttajailmoituksen, jonka olet tallentanut omalle koneellesi ja jota ei vielä ole lähetetty pankkiin, voit hakea tiedoston Selaa-painiketta painamalla ja ladata sen uudelleen Lisää-painikkeella. Jos haluat tehdä muutoksia pankkiin jo lähetettyyn laskuttajailmoitukseen, käytä Muuta/Poista-painiketta. Muutosten tekemistä laskuttajailmoitukselle käsitellään tämän ohjeen luvussa 3.

Laskuttajailmoituksen yläosassa otetaan kantaa siihen, mihin kaikkiin pankkeihin uusi laskuttajailmoitus lähetetään. Anna kaikkien pankkien olla valittuna.

Ilmoituksen tunniste

Täytä kenttään yksilöivä tieto, esimerkiksi yrityksenne nimi. Jokaiselle laskutusaiheelle on tehtävä oma laskuttajailmoitus, joten jos laskutusaiheita on useampi, ilmoituksen tunnisteeksi voidaan laittaa esimerkiksi yrityksen nimi + aihe.

Laskuttajan tiedot

Pakollisia tietoja ovat verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus, Laskuttajan Y-tunnus, nimi sekä osoite.

Verkkolaskuosoite on e-laskujen lähetyssopimuksesta löytyvä lähetysosoite.

Välittäjän tunnus on e-laskujen lähetyssopimukselta löytyvä välittäjän tunnus.

Laskuttajan Y-tunnus annetaan 9-merkkisenä, esimerkiksi 0123456-7.

Laskuttajan tarjoamat palvelut

• Jos valitset E-lasku, tarjoatte vain e-laskuvaihtoehtoa.
• Jos valitset E-lasku ja suoramaksu, tarjoatte molempia laskutusvaihtoehtoja
• Viimeistä vaihtoehtoa ei käytetä ainakaan ensimmäisessä vaiheessa, muunnon ollessa tekeillä.

Laskun tiedot

Laskutusaiheen koodi on sama kuin Maestrossa oleva laskutusaiheen numero.

Ohje vastaanottajalle –kentässä annetaan maksajille lisätietoa e-laskutukseen siirtymisestä. Tämä kenttä on ainakin Nordea-pankissa pakollinen, joten kenttä kannattaa täyttää, että Laskuttajailmoitus menee pankissa läpi.

Laskun aiheen nimi on sama teksti, joka vastaa laskutusaiheen laskutusaiheen koodi-kenttään syötettyä numeroa Maestrossa. Laskun aihe on  selväkielinen teksti, jonka perusteella kuluttaja osaa valita oikean laskunaiheen tehdessään e-laskun vastaanottoilmoitusta verkkopankissa. Laskun aiheen nimi tulisi antaa kaikilla kolmella kielellä, jotta verkkopankkia käyttävälle kuluttajalle voidaan näyttää tieto hänen omalla palvelukielellään.

Huom! Jos käytössänne on useampi laskutusaihe, laskuttajailmoitus tulee tehdä jokaisesta laskutusaiheesta erikseen.

Maksajan yksilöintitieto

Maksajan yksilöintitieto: muodostuu K-kirjaimesta sekä Maestron asiakasrekisterin asiakasnumerosta. Anna tiedot sekä suomeksi, ruotsiksi että englanniksi, jotta verkkopankkia käyttävälle kuluttajalle voidaan näyttää tieto hänen omalla palvelukielellään.

Tiedon tyyppi: Muu aakkosnumeerinen tunniste.

Vähimmäispituus: 2 merkkiä.

Enimmäispituus: 8 merkkiä.

Tiedot eivät saa sisältää välilyöntejä, eikä tavuviivoja.

Maksajan yksilöintitieto 2 –kenttien on oltava tyhjät.

Myös Suoraveloitustunnus-kenttä jätetään tyhjäksi.

Laskuttajailmoitukselle syötetään Laskuttajan pankkiyhteystiedot.

Syötä IBAN-tilinumero-kenttiin kaikki ne tilinumerot, jotka ovat paperilaskulla. Tarvittaessa näytölle saa useammat pankkiyhteystiedot näkyville. Pankkitili syötetään IBAN-muodossa. Jos käyttöönne tulee uusi pankkiyhteystieto, anna lomakkeelle myös vanhat pankkiyhteystiedot.

Kun tiedot on syötetty, valitse Muodosta aineisto. Jos ilmoitukselle täytetyissä tiedoissa on puutteita tai virheitä, näytölle tulee virheilmoitus. Kun tiedot ovat oikein, laskuttajailmoitusaineisto muodostuu omalle tietokoneellesi tallennettavaksi. Jos käytätte Maestroa konesalistamme, laskuttajailmoitus kannattaa tallentaa C:\KAMOUT-kansioon. Tällöin tiedosto voidaan selata Maestrossa V:\KAMOUT-kansiosta. Jos Maestro on yrityksen omalla palvelimella, tallenna laskuttajailmoitus maestro (kamreeri)-levyn juureen KAMOUT-kansioon. Jokainen laskutusaihe-tiedosto on nimettävä tunnistettavasti, esimerkiksi niin, että tiedoston nimessä näkyy sekä yrityksen nimi että laskutusaihe. Laskuttajailmoitus-tiedosto kannattaa säilyttää, koska sitä tarvitaan, jos laskuttajailmoitukselle halutaan tehdä muutoksia.

Laskuttajailmoituksen lähettäminen pankkiin

Kun laskuttajailmoitus on täytetty ja tallennettu omalle koneelle, se tulee lähettää pankkiin Maestron pankkiliikenteellä. Valitse Pankkiliikenne – Yhteydet pankkeihin ja oikean pankin alta Uusinta/käsinhaut – E-laskun laskuttajailmoitus 

Selaa tallentamasi laskuttajailmoitus tietokoneeltasi ja valitse yhteys pankkiin (Kuva 12). Jos käytätte Maestroa konesalista, selaa tiedosto V:\KAMOUT-kansiosta.

Jos käytössänne on useampi laskutusaihe, toista yllä olevat toimenpiteet jokaisen laskutusaiheen osalta erikseen.

Jätä laskuttajailmoitus tai laskuttajailmoitukset talteen koneellesi. Laskuttajailmoitukset on pidettävä tallessa, sillä niitä tarvitaan, jos laskuttajailmoitus halutaan perua tai siihen halutaan tehdä muutoksia.

Lähetyksen jälkeen seuraa verkkolaskupalautteita muutamia päiviä, että laskuttajailmoituksista ei tule virhepalautteita.

Muutoksen tekeminen laskuttajailmoitukselle

Muutos laskuttajailmoitukselle joudutaan tekemään esimerkiksi silloin, kun yrityksen tilinumero muuttuu. Yleensä kannattaa varmistaa pankista, miten muutos laskuttajailmoitukselle pitäisi tehdä. Kun laskuttajailmoituksille tehdään muutoksia, tulee aina käyttää viimeisintä pankkiin lähetettyä versiota muutossanoman pohjana. Laskuttajan kannattaakin arkistoida pankkeihin lähetetyt laskuttajailmoitukset mahdollista myöhempää päivitystarvetta varten.

Jos käyttöönne tulee uusi pankkiyhteystieto, anna lomakkeelle myös vanhat pankkiyhteystiedot.

Huom! Laskutusaiheen koodia ei voi muuttaa laskuttajailmoituksella.