Kuluttajan e-laskutus ja suoramaksut käyttöönoton asetusmuutokset

Kuluttajan e-laskujen ja suoramaksujen lähetys on mahdollista Maestrosta käyttäen pankkia välittäjänä. Kuluttajalaskut voidaan ohjata pankkiin joko suoraan tai Ropon myyntilaskupalvelun kautta.

SANASTOA

1. Jakajapankkisopimus Pankin kanssa
   • Ennen kuin yrityksenne pystyy lähettämään kuluttajan e-laskuja ja suoramaksuja, teidän on sovittava pankkinne kanssa suoramaksujen ja kuluttajan e-laskujen käyttöönottamisesta. Tehkää pankkinne kanssa myös jakajapankkisopimus. Tarkistakaa pankistanne, tarvitsetteko jotain muitakin sopimuksia. Tarvittavien sopimuksien määrä voi vaihdella pankeittain.
   • Mikäli kuluttaja laskujen välitys avataan Ropo One palvelun kautta huomioi tämä sopimusta tehdessä Kuluttajan e-laskujen ja suoramaksujen lähetys Maestron myyntilaskupalvelun (Ropo One) kautta
   • Pankkinne avaa sopivat palvelut Web Services-kanavaan. Samalla saatte verkkolaskuosoitteen, jota tarvitaan palvelun käyttöönottamisessa.
2. Laskutusaiheet

   • Päivitä laskutusaiheet Maestron perusrekistereiden Laskutusaiheisiin. Valitse valikosta Päivitys ja perusta uusi laskutusaihe.

     • 

   • Anna Laskutusaiheelle kuvaava nimi. Sähk. laskusanomalle –kenttä jätetään tyhjäksi, jos Maestron numerointia 1-9999 voidaan käyttää laskutusaihekoodina. (Kenttä täytetään vain, jos suoraveloituksien muuntamisen yhteydessä siirrytään muusta järjestelmästä Maestron käyttöön.)

     • 

   • Laskutusaihe on selväkielinen tieto, joka tulee näkymään myös asiakkaanne verkkopankissa, esimerkiksi Vuokra. Tarvittaessa laskutusaiheita voi olla useampi käytössä, mutta on mahdollista käyttää myös yleisnimitystä (esim. Yritys Oy:n laskut). Laskutusaiheita voi olla laskusarjoja vastaava määrä. Jos Maestron eri myyntilaskusarjoilla on omat laskutusaiheensa, asiakkaanne voi valita, haluaako hän ottaa kaikkien eri laskusarjojen laskut vastaan e-laskuina tai suoramaksuina, vai ottaako hän vain jonkun laskusarjan laskuja vastaan e-laskuina tai suoramaksuina. Jos asiakas vastaanottaa useamman laskutusaiheen mukaisia laskuja vastaan, Maestroon tulee jokaista laskutusaihetta varten oma rivinsä (esim. vuokralaskut, tasauslaskut, normaalit myyntilaskut), eli maksimissaan laskusarjojen verran.

     • 
3. Yleiset laskusarjatiedot
   • Määritetään kohdassa Tiedosto / Myyntilaskut / Yleistiedot / Yleiset laskusarjatiedot

   • Kun olet perustanut laskutusaiheet perusrekistereissä, sinun täytyy syöttää laskusarjatietoihin AIHE-kenttään (Kuva 4) ko. laskusarjaa vastaavan laskutusaiheen numero. Voit hakea listan laskutusaiheista painamalla F10-painiketta AIHE-kentässä. Jos laskutusaihetta ei ole määritetty, pankkiliikenne ei pysty päivittämään pankista saapuneita e-laskun/suoramaksun vastaanottoilmoituksia asiakaskorteille ja verkkolaskuosoitteistoon.

     • 

   • Huom. tilitoimistoympäristössä pitää perustaa pankkiliikenneyritykseen joku laskutusaihe, että vastaanottoilmoitukset tulevat läpi! Lisäksi on huomioitava että, jos on käytössä useampia asiakasrekistereitä eri sovelluksissa, niin tällöin kullakin laskusarjalla pitää olla oma erillinen laskunaihe. Tämä sen vuoksi että vastaanottajailmoituksien verkkolaskuosoitteet päivittyisivät halutun asiakasrekisterin mukaan.

4. Laskulomaketekstit

   • Laskulomaketekstit on päivitettävä. Lomaketekstit määritellään kohdassa Tiedosto / Myyntilaskut / Yleistiedot / LaskuLomakeTekstit

     • 

   • Muokattavia tekstirivejä on kaksi (tai neljä, jos riveille syötettävät tekstit ovat pidempiä). Tulostuvia tekstirivejä on kaksi. Ensimmäisen rivin alkuosa määritellään rivillä 268 ja loppuosa rivillä 269. Toisen rivin alkuosa määritellään vastaavasti rivillä 270 ja loppuosa rivillä 271.

     • 268 Lasku maksetaan tililtänne automaattisesti laskun eräpäivänä.
     • 270 Laskua koskevat huomautukset tehtävä 4 pankkipäivää ennen eräpäivää.
     • 

   • Lisäksi käy halutesssasi tarkastamassa laskujen lopputekstit kohdassa Tiedosto / Myyntilaskut / Yleistiedot / Laskujen LoppuTekstit

5. Pankkitilitiedot - E-Laskun Y-tunnus
   • Määritetään kohdassa Pankit / Pankkiliikenne / Rekisterit / Pankkitilitiedot / E-Laskun Y-tun:

   • Syötä pankkitilitietoihin E-laskun Y-tun –kenttään pankin sopimuksella oleva yrityksen tunnus.

   • Yrityksen tunnus syötetään lyhyessä numeromuodossa. Yleensä tämä on yrityksen Y-tunnus.

     • 

   • Tämän kentän perusteella ohjelma osaa jaotella pankkiliikenteellä noudettavat vastaanottoilmoitukset oikeaan yritykseen.

   • E-laskun Y-tunnus syötetään myös pankkiin lähetettävälle Laskuttajailmoitukselle.

6. Pankkitiedot - Verkkolaskupalautteet ja Vastaanottoilmoitukset
   • Määritetään kohdassa Pankit / Pankkiliikenne / Rekisterit / Pankkitiedot / Pankkiyhteystiedot / Verkkolaspalaut: ja Vastaanottoilm:

   • Jos yrityksenne noutaa pankkiaineistot ajastuksilla tai automaattinoudoilla, lisää vastaanottoilmoituksien noutaminen hakuihin mukaan. Valitse pankkiyhteysfirman puolella Pankkiliikenne – Rekisterit – Pankkitiedot, hyväksy pankin perustiedot ensin OK:lla ja muuta Pankkiyhteystiedot välilehdellä sekä Verkkolaspalaut- että Vastaanottoilm-kentät Kyllä haetaan –asentoon.

     • 

   • Asiakastiedot päivittyvät pankista tulevan palautteen perusteella, jolloin asiakasta laskutetaan jatkossa saadun palautteen mukaisesti.

7. Sähköinen laskutus - Yleistiedot
   • Määritetään kohdassa Integraatiot / Sähköinen laskutus / Yleistietojen päivitys
   • Sähköinen laskutus pitää olla käytössä ja Sähköisen laskutuksen yleistiedot pitää olla määriteltynä

     • Lähetyshakemisto: \KIPI\ELASKU\LAHTEVAT\

     • Verkkolaskuosoite: 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa
       • Aina kun käytössä Ropo One palvelun kautta kuluttajan laskujen välitys, on käytettävä samaa verkkolaskuosoitetta kuin Ropon sopimuksella eli 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa.
       • Jos kuluttajan laskujen välitys suoraan pankin kautta, voi verkkolaskuosoitteena käyttää muuta pankin verkkolaskuosoitetta.
     • Välittäjän tunnus: 003714377140 (Ropon välittäjäntunnus) tai pankin BIC-tunnus (esim. OKOYFIHH)
     • Finvoice-versio 3.0

   • Jos teillä on sähköisessä laskutuksessa välittäjänä Ropo One, sähköisen laskutuksen yleistiedoissa pitää määritellä ainakin Jakajapankkiin vietävät laskut (Suoramaksut/eLaskut) ja Jakajapankki. Jakajapankki kenttään kirjataan sen pankin BIC-tunnus, jonka kanssa tehty erillinen jakajapankkisopimus.

     • esimerkiksi:

1. • Suoramaksujen osalta on huomioitava myös Kenttämäärittelyt välilehden asetukset
     • Asiakasnro kenttä sanomassa:  Asiakasnumero
       • Tämä kenttä täytyy ehdottomasti määrittää arvoon 'Asiakasnumero', koska vastaanottoilmoitusten yksilöivänä tietona käytetään asiakasnumeroa.

     •  Tulostuspalvelu (OP/Nordea)

       • Niillä asiakkailla jotka käyttävät sähköisessä laskutuksessa pankin tulostuspalvelua - eli pankki tulostaa laskut paperille ja postittaa eteenpäin, on sähköisen laskutuksen yleistiedoissa mahdollista valita käytetäänkö tulostuksessa hitaampaa ja edullisempaa TULOSTUSPALVELUa vai nopeampaa ja kustannuksiltaan hieman kalliimpaa VÄRITULOSTUSPALVELUa. Mikäli käytetään tulostuspalvelua, OP:lle määritetään arvoksi Tulostuspalvelu ja Nordealle Print.

       • Verkkolaskutyypin ollessa Finvoice – Pankit suoramaksuilmoitukset tulostetaan pankin (välittäjän) toimesta silloin, kun lähetetään sähköinen laskusanoma ja sekä Tulostuspalvelu-kentässä on joku muu arvo kuin Ei käytössä. Tässä yhteydessä on huomioitava myös laskutuksen yleistiedoissa oleva Laskujen tulostustapa-kenttä, eli onko käytössä suora tulostus vai erätulostus. Ei käytössä-arvolla suoramaksuilmoituksen tulostus paperille ohitetaan, ja suoramaksutapahtuma merkitään tulostetuksi.

     • Suoramaksuilmoit. tulostus

       • Tällä valinnalla tarkennetaan, mikä taho tulostaa tarvittaessa suoramaksuilmoitukset. Valinta Paperille/iPost määrittelee, että suoramaksuilmoitus tulostetaan Maestrosta ja suoramaksutapahtumakirjataan heti tulostetuksi. 

       • Arvolla Tulostuspalvelun kautta ohjelma käyttäytyy vähän eri tavalla välittäjästä riippuen. Kun välittäjänä toimii Ropo, muodostaa Ropo aina paperitulosteen lähetettävän sähköisen laskusanoman perusteella. Tällöin Tulostuspalvelu-kentän arvolla ei ole merkitystä. Laskun kirjaus merkitsee tapahtuman tulostetuksi ilman ylimääräistä paperitulostetta, ja Ropo muodostaa aina paperitulosteen lähetettävän sähköisen laskusanoman perusteella.

       • Kun välittäjänä on pankki, tarkistetaan edellisen Tulostuspalvelu-kentän määritys - kts. yllä.

     • Suoramaksusan. muodostus

       • Kipisiirrossa-määrityksellä suoramaksujen lähetys tapahtuu vasta kipisiirron yhteydessä (oletusarvo). Laskutuksesta-määrityksellä sanoma lähetetään suoraan laskutusohjelmista, tapahtuipa laskutus suoratulostuksena tai erätulostuksena.

       • Kun välittäjänä toimii Ropo, Laskutuksesta -valinnalla sähköinen suoramaksusanoma muodostetaan laskun tulostuksen yhteydessä. Lasku voidaan tulostaa joko heti Suoralähetyksenä tai Eräajolla - valinta Laskujen tulostus/Tulostamattomat alkuperäiset/Suoramaksut, sanoma ja ilmoitus. Ropo One -palvelun yhteydessä sanoma lähetetään eteenpäin heti, kun sanoma on muodostettu. Kipitosiirto -valinnalla sähköinen suoramaksusanoma muodostetaan vasta laskun kirjanpitoon siirron yhteydessä - valinta Myyntilaskut/Siirrot kirjanpitoon/Siirrot kirjanpitoon/Valitse laskusarja.

       • Kun välittäjänä toimii pankki, Laskutuksesta -valinnalla sähköinen suoramaksusanoma muodostetaan laskun tulostuksen yhteydessä Lähtevät-kansioon odottamaan lähetystä. Lasku voidaan tulostaa joko Suoratulostuksena (laskun kirjauksessa) tai Erätulostuksena - valinta Laskujen tulostus/Tulostamattomat alkuperäiset/Suoramaksut, sanoma ja ilmoitus, riippuen tulostustapa ehdotuksesta - valinta Tiedosto/Myyntilaskut/Yleistiedot/Ohjelmakohtaiset tiedot/Laskujen yleistiedot välilehti/Laskun tulostustapa. Kun sanoma on tulostettu, se on vielä lähetettävä eteenpäin valinnalla Pankkiliikenne/Yhteydet pankkeihin/Verkkolaskujen lähetys.

       • Kipitosiirto -valinnalla sähköinen suoramaksusanoma muodostetaan vasta laskun kirjanpitoon siirron yhteydessä - valinta Myyntilaskut/Siirrot kirjanpitoon/Siirrot kirjanpitoon/Valitse laskusarja. Kun sanoma on tulostettu, se on vielä lähetettävä eteenpäin valinnalla Pankkiliikenne/Yhteydet pankkeihin/Verkkolaskujen lähetys.

   • Lisätietoja Yleistiedot välilehden kentistä F1-ohjeesta https://maestro10.helpdocsonline.com/801_yleistiedot

2. Laskuttajailmoitus

   • Pankkiin tulee lähettää yrityskohtaisesti laskuttajailmoitus, jotta asiakkaanne pääsevät tilaamaan käyttöönsä joko suoramaksun tai kuluttajan e-laskun.

     • Mikäli käyttöön tulee Ropo One Elinkaaripalvelu on laskuttajailmoitukseen tilinumeroksi kirjattava Ropon asiakasvaratili.

   • Laskuttajailmoitus täytetään Finanssialan Keskusliiton www-sivuilla ja se lähetetään pankkiin Maestron pankkiliikenteellä.

   • Jos käytössänne on useampi laskutusaihe, laskuttajailmoitus tulee tehdä jokaisesta laskutusaiheesta erikseen.

   • Erillinen ohje Laskuttajailmoituksen täyttämiseen löytyy sivulta Laskuttajailmoituksen lähetys 
     • Laskuttajailmoitus täytetään verkkosivulla http://laskuttajamuutos.finanssiala.fi/laskuttajailmoitus/FinvoiceSenderInfo.asp 
     • Täytetty ilmoitus tallennetaan C:\KAMOUT-kansioon, josta tiedosto voidaan selata Maestrossa V:\KAMOUT-kansiosta
       • Tarvittaessa perusta kansio C:\KAMOUT

     • Laskuttajailmoitus lähetetään pankkiin Maestron pankkiliikenteellä kohdassa Pankkiliikenne – Yhteydet pankkeihin ja oikean pankin alta Uusinta/käsinhaut – E-laskun laskuttajailmoitus 

3. Vastaanottoilmoitukset

   • Asiakas voi käydä itse tekemässä valinnan haluamastaan maksutavasta verkkopankissaan tai pankkikonttorissaan. Tällöin pankista tulevassa vastaanottoilmoitus-sanomassa on tieto asiakkaan valitsemasta maksutavasta ja ohjelma tekee päivitykset asiakaskortille ja verkkolaskuosoitteisiin.

   • Jos asiakas peruuttaa vastaanottoilmoituksen, tiedot poistetaan automaattisesti asiakaskortilta ja verkkolaskuosoitteistosta.

   • Pankista tulleita vastaanottoilmoituksia voi selata aputulosteista kohdassa Pankit / Pankkiliikenne / Aputulosteet /  Kuluttajan E-laskusopimukset ja Tiedonsiirtoraportit.

     • 
   • Jos pankista tulevassa sanomassa on esimerkiksi asiakasnumero väärin, ohjelma ei löydä asiakasta ja tieto asiakkaan tilaamasta maksutavasta ei päivity asiakaskortille automaattisesti. Tällöin tulee virhe Tiedonsiirtoraportille:
     • 

   • Kun tämä virhe on tiedonsiirtoraportilla, pitää käydä katsomassa Kuluttajan e-laskusopimukset, missä näkyy tiedot, jotka on Kuluttajan verkkolaskuosoitteisiin käytävä muuttamassa:

     • 

   • Virheeseen menneet e-lasku tai suoramaksu-tilaukset pitää käydä lisäämässä asiakkaan tietoihin käsin. Tämä käy parhaiten avaamalla Verkkolaskuosoitteet/kuluttajat –ikkuna Sähköisen laskutuksen alta:

     • 

   • Osoitteita pääsee muokkaamaan painamalla halutun asiakkaan rivillä F2-painiketta. Osoitteita pääsee lisäämään painamalla F2-painiketta kun valittuna on tyhjä rivi. F4-painikkeella voi kopioida valitun osoitteen: tätä kannattaa käyttää, jos teillä on esimerkiksi käytössä useampi laskutusaihe ja samalle asiakkaalle pitää syöttää toinen verkkolaskuosoite suunnilleen samoilla tiedoilla.

   • Verkko-osoitteisiin täytyy syöttää alla olevassa kuvassa keltaisella merkityt kentät.

     • 

   • Tieto asiakkaan maksutavasta näkyy myös asiakaskortilla (alla olevassa kuvassa keltaisella merkityt kohdat).  Painamalla hiiren 2-painiketta asiakaskortilla, avautuu ikkuna, josta valitsemalla Verkkolaskuosoitteet avautuu asiakkaan verkkolaskutiedot.

     •