Verkkopalkkojen käyttöönotto

Verkkopalkkojen käyttöönotto yritykselle

Jos verkkopalkat eivät ole olleet käytössänne, niin tilatkaa ensin verkkopalkat käyttöön kontaktoimalla asiakasvastuullista myyjäänne tai Maestron tukiportaalin Tilauslomakkeen kautta Tilaukset > Verkkolasku- ja verkkopalkkatilaukset 

https://tuki.maestro.fi/servicedesk/customer/portal/1

1.Tarkista Maestron Käyttöoikeuksista että käyttäjällä on oikeus Verkkopalkkojen lähetykseen

Tiedosto > Käyttöoikeudet > Käyttöoikeuksien määritykset > Valitse käyttäjä > Käyttöoikeudet > Palkat > Verkkopalkkojen lähetys :

2.Palkat > Tulostukset > Yleistiedot

• Tulostustapaan: Verkkopalkka / eKirje (Ropo)
  • Ropo verkkopalkkapalveluun kuuluu automaattisesti myös tulostuspalvelu

3.Tiedosto > Palkat > Yleistiedot > Verkkopalkkojen yleistiedot : (kts. punaiset kohdat)

• Verkkopalkkahakemisto: \KIPI\EKIRJE\
• Tulostusehdotus: Normaali laskutuloste

• Lähetystietojen päivitys välilehti > Tiedonsiirtotapa: SFTP (Konesali)
  • Lähetystiedot haetaan automaattisesti asetuksiin
  • Päivittäkää vain tilitoimiston y-tunnus kenttään tilitoimiston tieto, jos käytössä on tilitoimistoversio

Verkkopalkkojen tulostus ja lähetys tapahtuu aina kyseisessä yrityksessä. Eli jos ympäristössä useampia yrityksiä, tulee verkkopalkat lähettää jokaisesta yrityksestä erikseen.

Tulostus

Ennen verkkopalkkojen lähettämistä palkkalaskelmat täytyy tulostaa verkkopalkoiksi. 

Palkat > Tulostukset > Tulostamattomat 

• Rajaa palkkaerittelyt kirjauspäivän mukaan
• Valitse tulostetaanko ’Verkkopalkka/eKirje’’ tai ’Verkkopalkka’
• Anna tilipäivä. Tieto palkanmaksupäivästä tulee näkyviin palkansaajan verkkopalkka-aineistoon.

Tulostustavasta:

• Verkkopalkat / eKirje (Ropo) -valinnalla Ropolle välitetään myös ne palkkalaskelmat, joissa verkkopalkan tulostus on asetettu Ei-asentoon henkilökortilla (kts. ohje alempana). Näissä tapauksissa Ropo tulostaa ko. palkkalaskelmat paperille ja lähettää ne palkansaajalle kirjepostina. Tulostuspalvelu kuuluu Ropon verkkopalkkapalveluun automaattisesti.
• Verkkopalkat -valinnalla Ropolle välitetään ainoastaan verkkopalkat. Verkkopalkkojen lähetyksen jälkeen palkanlaskija tulostaa muut kuin verkkopalkat esimerkiksi paperille tai pdf-tiedostoiksi ja välittää ne itse eteenpäin palkansaajalle.
• Verkkopalkkojen lähetys merkitsee palkkalaskelman tulostetuksi vasta verkkopalkkojen lähetyksen jälkeen. Näin ollen, mikäli yritys tulostaa itse muut kuin verkkopalkkoina välitettävät palkkalaskelmat, pitää prosessi hoitaa niin, että verkkopalkat sekä tulostetaan että lähetetään ennen kuin muut palkat tulostetaan muilla tulostustavoilla. Jos ette tee verkkopalkkojen lähetystä ennen paperisten palkkanauhojen tulostusta, tulostetaan myös verkkopalkkojen lähetystä odottamaan muodostetut palkkalaskelmat muiden mukana.

Palkkalaskelmien takaa suoritustietojen korjauksesta löytyy Verkkopalkka -valinta. Tulostus Verkkopalkka/eKirje tai Verkkopalkka valinnalla kirjaa palkkanauhan tilaan Tulostus: Ei ole tulostettu ja Verkkopalkka: Odottaa lähetystä. Vasta lähetys kirjaa palkkanauhan tulostetuksi ja lähetetyksi.

Mikäli palkansaajalla ei ole verkkopankkitunnuksia tai hän ei jostain syystä muuten halua vastaanottaa verkkopalkkoja, määritellään Henkilökortin Lisätiedot -välilehdelle Verkkopalkka/kieli -valinnan eteen harmaa E-kirjain. Tällä valinnalla palkkanauhoja, ei tulosteta tulostustavalla Verkkopalkka, vaan ne voidaan tulostaa valinnoilla Paperituloste tai PDF-tallennus.

Oletuksena tämän asetuksen määrityksenä on vihreä K-kirjain, jolloin palkansaajalle välitetään verkkopalkka omaan verkkopankkiin. 

Lähetys

Palkkalaskelmien tulostuksen jälkeen aineisto lähetetään Ropolle valitsemalla käyttöliittymän Palkat välilehden yläosan ribbonista tai vasemman reunan valikosta Verkkopalkkojen lähetys. 

Tämän jälkeen Maestron ruudulle aukeaa listaus lähetettävistä palkkalaskelmista.

Lähetä -painiketta painamalla aineisto lähtee saman tien Ropolle verkkopalkkoina välitettäväksi.

Verkkopalkkalaskelmien esikatseluruudulla lähetyksestä voidaan poistua Peruuta -painikkeesta. Verkkopalkkalaskelmat jäävät tällöin odottamaan lähetystä myöhemmin. 

Lista voidaan myös tulostaa talteen tai tarvittaessa tyhjentää kokonaan.

Tyhjennä -painike poistaa kaikilta listan palkkalaskelmilta merkinnän Odottaa lähetystä ja muuttaa palkkalaskelmien tilaksi Ei lähetetty (kts. seuraava ohjekohta Suoritustietojen korjaus).

Suoritustietojen korjaus

Palkkalaskelmien taakse, suoritustietojen korjaukseen on lisätty Verkkopalkka -valinta. Alasvetovalikosta löytyvät Ei lähetetty, Odottaa lähetystä ja Lähetetty -tilat.

Toiminnon avulla voi merkitä yksittäisiä palkkalaskelmia pois verkkopalkkojen lähetystä odottavien joukosta, muuttamalla manuaalisesti Verkkopalkka valinnan tilaksi esim. Odottaa lähtetystä > Ei lähetetty. Tämän jälkeen palkkanauha poistuu lähtevistä verkkopalkoista, mutta voidaan myöhemmin tulostaa uudelleen verkkopalkaksi.

Täältä voi myös tarkistaa palkkalaskelman statuksen verkkopalkkojen lähetyksen suhteen.

• Se valitaanko Verkkopalkka valinnan tilaksi Ei lähetetty tai Lähetetty, sekä Tulostus valinnan tilaksi Ei ole tulostettu tai On tulostettu, riippuu siitä miten laskelma halutaan jatkossa olevan mukana tulostuksissa ja lähetyksissä.

Lisätietoa ohjeesta:

https://maestro10.helpdocsonline.com/verkkopalkat