Sähköinen laskutus Monimyymälässä (Ropo One)

Ropo One

Ohjeen Ropo One -palvelusta löydätte täältä: Maestro sähköisten myyntilaskujen välityspalvelu (Ropo One)

Toimintaperiaate

• Sähköisten verkkolaskujen lähetys tapahtuu aina hallinnon Maestrosta ei myymälästä
  • Verkkolaskut päätetään myymälässä Maksutapaan ’Lähete’.
  • Lähetteet siirretään Myynnin liittymän kautta hallintoon (usein ajastettu yöajo)
  • Lähetteet koonnitetaan tarvittaessa 
  • Lähetteet (hallinnossa laskut) kirjautuvat aina oletuksena tulostettavaksi massana Laskujen tulostus valikon kautta.  (Sähköinen lasku = ’Eräajo’)
    • Laskut tulostetaan kohdassa Myyntilaskut / Laskujen tulostus / Tulostamattomat AlkuPeräiset / Sähköiset laskut tai EUR-Laskut
    • Sähköiset sanomat välitetään heti eteenpäin Ropo One palveluun

• • • Mikäli kaikki lähetteet halutaan lähettää asiakkaille Ropon kautta (Sähköiset laskut, Sähköpostilaskut ja paperitulosteet tulostuspalvelun kautta), käytetään vain valintaa Tulostamattomat AlkuPeräiset / Sähköiset laskut. Kaikki välitetään Ropolle sähköisinä sanomina ja Ropo lajittelee laskut oikeisiin väyliin.
    • Mikäli paperilaskut halutaa tulostaa itse, niin silloin niiden tulostus tapahtuu valinnalla Tulostamattomat AlkuPeräiset / EUR-Laskut

• • • Se tulostetaanko laskut paperisena vai sähköisenä (Sähköinen lasku = ’Eräajo’), riippuu oletusmäärityksestä tai asiakaskortin tiedoista
      1. Integraatiot / Sähköinen laskutus / Yleistietojen päivitys / Yleistiedot välilehti / Tulostusehdotus
         • Ehdotetaanko laskuista tulostettavaksi verkkolaskuja, vai muita tulostemuotoja kuten paperi.
      2. Asiakaskortti / Lisätiedot välilehti / Tulostustapa
         • Asiakaskorttikohtaisesti voidaan määrittää oletusasetuksesta poikkeava tulostustapa
    • Suoraan hallintoon kirjatut laskut tottelevat oletus määrityksiä kohdissa
      1. Tiedosto / Asetukset / Myyntilaskut / Ohjelmakohtaiset Tiedot / laskujen yleistiedot –välilehti / Laskun tulostustapa
      2. Integraatiot / Sähköinen laskutus / Yleistietojen päivitys / Yleistiedot välilehti / Tulostusehdotus
         • Ehdotetaanko laskuista tulostettavaksi verkkolaskuja, vai muita tulostemuotoja kuten paperi.

• • Myymälässä kirjatut Laskut siirtyvät hallintoon 'On tulostettu' tilasssa, joten niitä ei enää tulosteta massatulostuksen yhteydessä.

• Riippuen asiakaskortin taakse määritetyistä tiedoista lasku välitetään verkkolaskuna, Ropon tulostuspalveluun tai sähköpostilaskuna.

  • Jos asiakaskortilta löytyy Verkkolaskuosoite, menee lasku aina verkkolaskuna

  • Sähköpostilaskutuksessa käytetään asiakaskortin kenttää ’Laskutussähköposti’

    • Sähköposti kenttä on käytössä muita toimintoja varten.

  • Jos asiakaskortilla ei ole ’Verkkolaskuosoitetta’ tai ’Laskutussähköpostia’, kulkee lasku Ropon tulostuspalveluun

  • Huom! Asiakaskortin Lähiosoite ja postitoimipaikka (tai laskutusosoitteet) ovat pakollisia kenttiä kaikissa Ropolle välitettävissä laskuissa.

Laskun muokkaus ja uudelleenlähetys

• Kun lasku on lähetetty onnistuneesti Ropo One -palveluun, ei samaa laskua pysty lähettämään enää uudestaan sähköisenä Maestrosta. Laskun tiedot lukkiutuvat (Syöttörivit, Maksutapa, Laskutuloste, Tulostettu ja Sähköinen lasku) ja tietoja ei pysty enää muokkaamaan laskun kirjoituksessa.
• Jos laskun tiedoissa korjattavaa täytyy lasku hyvittää ja kirjata uusi lasku.

Virhe vastaanottajan verkkolaskutustiedoissa

• Jos laskun vastaanottajan verkkolaskutustiedoissa (verkkolaskuosoite tai välittäjäntunnus) on ollut virheitä, voidaan nämä korjata ja lähettää lasku eteenpäin Ropo One -palvelussa (https://ropo24.fi).
  • Virhekuittaukset tulevat valitun/valittujen yhteyhenkilöiden sähköpostiin suoraan Ropolta
  • Uudet verkkolaskutustiedot kirjataan Ropo One –palveluun kohdassa ’Toimenpidekyselyt’.
  • Muuttuneet verkkolaskutustiedot muutettava manuaalisesti myös Maestron verkkolaskuosoitteistoon seuraavia laskutuksia varten.

Laskun uusintatulostus sähköisenä

• Jos lasku jää virhetilaan ’Laskun tila: Lähetetty/Lasku virhetilassa’, ei lasku ole mennyt perille Ropo One –palveluun, vaan jää virheeseen Maestrossa. Tällöin laskun tietoja voi vielä muokata ja tehdä uusintatulostuksen:

  • Joko Laskun kirjauksen loppuruudulla muuttamalla Tulostettu tilan arvoon ’Ei Ole Tulostettu’.

  • Tai Laskujen tulostus > AlkuPeräisten Uusinnat > Sähköiset Laskut kautta.

Laskun uusintatulostus paperina tai pdf:nä

• Jos virheeseen jäänyt lasku halutaan tulostaa sittenkin paperisena tai PDF-muodossa (riippuen maestroon tulostusmäärityksistä), onnistuu se seuraavasti:
  • Laskujen tulostus
    • AlkuPeräisten Uusinnat > Sähköiset laskut paperille
  • tai Laskujen tulostus
    • AlkuPeräisten Uusinnat / PDF.

Liitteet monimyymälässä

Tarkemman ohjeen löydätte täältä: Sähköisen laskun liitteet monimyymälässä (Ropo One)